Privacy- & gegevensbeschermingsbeleid
Painting With Light
Versie augustus 2023
1. Inleiding
Painting with Light BV (met zetel te 3600 Genk, C-Mine 127 en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0465.286.234) (hierna genoemd: "Painting with Light", “PWL”, "Wij" of “ons” of afgeleiden) zal als Verwerkingsverantwoordelijke enkel uw Persoonsgegevens (zoals hierna vermeld) inzamelen, opslaan, bewaren, raadplegen, verwerken en overdragen (hierna genoemd: "Verwerking") overeenkomstig de toepasselijke Belgische en Europese privacywetgeving inclusief, doch niet beperkt tot, de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming), (hierna genoemd: "AVG") en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
Aan de hand van dit privacy- en gegevensbeschermingsbeleid (hierna genoemd: "Beleid" of “Privacyverklaring”) beschrijven wij de wijze waarop wij gegevens verwerken die op u betrekking hebben of aan de hand waarvan wij u rechtstreeks of onrechtstreeks kunnen identificeren (hierna genoemd: "Persoonsgegevens") in verband met het gebruik van de website www.pwl.be (hierna genoemd: "Website") en/of in het kader van de met Painting with Light gesloten overeenkomsten en levering van onze producten en/of diensten, wanneer u (online) voor één van onze vacatures solliciteert, etc. In het bijzonder leggen wij uit hoe en waarom wij uw Persoonsgegevens verzamelen, alsook op welke rechtsgronden en hoe we hiermee uw gebruikservaring verbeteren, wat wij ermee doen, met wie wij ze delen, hoe wij ze beschermen, hoelang wij ze bewaren en informeren wij u over uw rechten.
Wanneer u de bepalingen van dit Beleid aanvaardt, betekent dit dat u akkoord gaat met de wijze waarop wij uw Persoonsgegevens verwerken, zoals opgenomen in dit Beleid.
Deze Privacyverklaring heeft alleen betrekking op Persoonsgegevens die door ons worden verwerkt. Wij accepteren, in zoverre wettelijk geoorloofd, geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) diensten en/of websites van derden.
2. Hoe kan u ons bereiken?
Indien u vragen, opmerkingen of klachten hebt over ons Beleid, onze praktijken met betrekking tot de Website, de Verwerking van uw Persoonsgegevens of indien u uw Persoonsgegevens uit onze database wenst te verwijderen, kunt u contact met ons opnemen via:
3. Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?
Wij verzamelen uw persoonsgegevens wanneer:
u onze goederen en/of diensten aankoopt (zoals wij met u kunnen communiceren en onze Diensten op een efficiënte wijze kunnen leveren),
wanneer u gebruik maakt van onze Website;
wanneer u via onze Website solliciteert op één van onze vacatures;
bij klachten, bijkomende vragen of opmerkingen, etc.;
u het contactformulier invult op onze Website;
u een offerte aanvraagt op onze Website of via e-mail;
u advies vraagt via onze Website/e-mail;
u klant wil worden;
u registratieformulieren invult;
u overeenkomsten met ons sluit;
u ons contacteert, bijvoorbeeld via mail of telefonisch;
4. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen de volgende (categorieën van) Persoonsgegevens:
A. Categorieën Persoonsgegevens:
Persoonsgegevens die u ons bezorgt:
Identificatie- en contactgegevens: voornaam, familienaam, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer
Professionele gegevens: naam bedrijf, BTW-nr., professioneel adres, telefoonnummer
Plaats: uw postadressen/of andere plaats waar de goederen zullen worden geleverd en/of de diensten zullen worden uitgevoerd of de Website zal worden gebruikt;
Betaalgegevens: bankrekeningnummer, facturatiegegevens;
Gegevens in het kader van sollicitaties: naam huidige werkgever, functie(titel), inhoud CV.
Cookies en soortgelijke technologieën;
Logbestanden bij het gebruik van onze Diensten;
Metagegevens;
Analytische gegevens;
Andere Persoonsgegevens die u meedeelt bij uw vraag, opmerking, klacht, bestelling, etc.
B. Doeleinden en rechtsgronden:
Wanneer de Verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek maatregelen te nemen om de goederen/diensten te verlenen:
Om het gebruik van de Website mogelijk te maken;
Voor het sluiten van een overeenkomst met ons;
Voor het verschaffen van informatie en advies;
Om ons bedrijf en onze dagelijkse activiteiten te beheren in het kader van de overeenkomst;
Om lopende overeenkomsten uit te voeren (inclusief, maar niet beperkt tot het volgen van bestellingen en het leveren van goederen/diensten);
Voor alle andere interacties die u met ons heeft, bv. administratieve of technische doeleinden, om de functionaliteit van onze Diensten te verzekeren, etc.
Wanneer Verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang behalve wanneer onze belangen moeten wijken voor uw fundamentele rechten en vrijheden:
Voor het opvolgen van onze offertes en/of het sturen van herinneringen;
Om u, als bestaande klant, informatie te verstrekken aangaande onze vergelijkbare acties en goederen/diensten indien uw Persoonsgegevens rechtstreeks werden verkregen bij de verkoop van onze Diensten (u hebt hierbij het recht om u kosteloos te verzetten tegen de ontvangen reclame);
Voor mogelijke andere interacties die wij met u hebben. Bijvoorbeeld wanneer u ons contacteert voor vragen, opmerkingen, klachten of andere vragen om te reageren op uw vraag;
Om onze Website te beveiligen, aan te passen en te verbeteren;
Om de accuraatheid en relevantie van uw Persoonsgegevens te behouden;
In het kader van een (online) sollicitatie (via onze Website);
Etc.
Af en toe kunnen wij u om uw specifieke toestemming vragen om bepaalde Persoonsgegevens te verwerken en wij zullen uw Persoonsgegevens enkel op die manier verwerken als u ons daar de toestemming voor geeft. U hebt te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken door contact met ons op te nemen via +32 (0)89 690 790 of info@pwl.be
Wanneer de Verwerking van uw Persoonsgegevens noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting:
Fiscale verplichtingen
Verstrekken van informatie aan een overheids- of een wethandhavingsinstantie;
In het kader van anti-witwasverplichtingen;
Op bevel van de rechter;
Etc.
C. Bewaringsduur
Wij bewaren uw Persoonsgegevens enkel zolang dat nodig is en zorgen voor de gepaste bescherming ervan. Hoelang wij uw Persoonsgegevens bewaren, is afhankelijk van het doel waarvoor wij ze gebruiken, zoals beschreven in dit Beleid.
Na beëindiging van de overeenkomsten die wij met u hebben afgesloten, zullen wij uiterlijk na vijf (5) jaar uw Persoonsgegevens verwijderen of anonimiseren, tenzij wij wettelijk verplicht zijn uw Persoonsgegevens langer te bewaren.
Indien u uw Persoonsgegevens niet verstrekt, is het mogelijke gevolg daarvan dat wij onze producten/diensten niet kunnen aanbieden of niet (optimaal) kunnen leveren. Wij berichten u hiervan indien dit het geval zou zijn.
5. Hoe beschermen wij uw Persoonsgegevens?
Wij hebben een aantal technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen genomen om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige of niet-toegestane toegang of gebruik en tegen toevallig verlies of schade aan de integriteit ervan. Deze maatregelen zijn genomen, rekening houdend met onze IT-infrastructuur, de potentiële impact op uw privacy, de daaraan verbonden kosten en overeenkomstig de huidige industriële standaarden en praktijken.
Wij zorgen ervoor dat uw Persoonsgegevens in een voldoende afgeschermde omgeving worden bewaard en dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw Persoonsgegevens. Zo worden uw Persoonsgegevens opgeslagen op onze eigen beveiligde servers dan wel deze van een derde partij en dit telkens binnen de Europese Economische Ruimte.
Uw Persoonsgegevens zullen enkel verwerkt worden door een derde wanneer deze derde ermee instemt om de technische en organisatorische maatregelen voor de beveiliging van de gegevens na te leven.
6. Met wie delen wij uw Persoonsgegevens?
Afhankelijk van het doel waarvoor wij uw Persoonsgegevens verzamelen, is het mogelijk dat wij uw Persoonsgegevens delen met een andere verbonden vennootschap of dochteronderneming van Painting with Light.
Verder is het mogelijk dat wij voor het leveren van onze producten/diensten uw Persoonsgegevens delen met derden die vertrouwde partners zijn bij het waarborgen van onze operabiliteit en de continuïteit van onze Diensten, zoals (onder meer) de verantwoordelijken voor transport/levering van de Diensten, boekhouder(s), advocaten, etc.
Deze partners hebben ons bevestigd de AVG (en alle andere toepasselijke Belgische en Europese privacywetgeving) te respecteren en de gegevens niet te gebruiken voor andere doeleinden dan de voornoemde.
Tot slot kunnen wij uw Persoonsgegevens doorgeven aan derden indien wij daartoe verplicht zijn op basis van wet- en/of regelgeving, indien wij daartoe genoodzaakt zijn als gevolg van een gerechtelijke procedure en/of in het geval wij dat noodzakelijk achten ter bescherming van onze gewonnen rechten.
7. Doorgifte van Persoonsgegevens buiten de EER?
Het is daarnaast ook mogelijk dat uw Persoonsgegevens overgedragen worden aan een partner van Painting with Light buiten de Europese Economische Ruimte (hierna genoemd “EER”). Elke overdracht naar een ontvanger met domicilie of zetel in een land zonder adequaatheidsbesluit (link), genomen door de Europese Commissie, zal vallen onder een overeenkomst die voldoet aan de vereiste passende waarborgen voor de overdracht van Persoonsgegevens buiten de EER, zoals bijvoorbeeld de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (link).
8. Gebruik van cookies
Wij maken gebruik van zogenaamde 'cookies' op onze Website. Cookies kunnen worden beschouwd als stukjes data die door de webserver naar uw browser worden gestuurd, die deze data op de harde schijf van uw computer wegschrijft. Door het gebruik van cookies kunnen wij u een snellere en efficiëntere toegang tot onze Website bieden. U kunt het gebruik van cookies uitschakelen in uw browserinstellingen. Als u het gebruik van cookies uitschakelt, is onze Website nog steeds toegankelijk, maar heeft u mogelijk geen toegang tot alle functionaliteiten.
Voor meer informatie over ons gebruik van cookies en over hoe u deze kunt vermijden, kunt u ons cookiebeleid raadplegen, beschikbaar via deze link.
9. Gebruik van sociale media
Indien u zich registreert bij Painting with Light of op de Website via een (social media) account van een derde partij, zoals (maar niet beperkt tot) Facebook, Instagram, LinkedIn, Google, etc. accepteert u dat de gebruiksvoorwaarden en het privacy beleid van de derde partij in kwestie van toepassing zijn. Wij zijn niet aansprakelijk voor de verwerking van uw Persoonsgegevens door deze derden.
10. Wat zijn uw rechten?
Gelieve te noteren dat u de volgende rechten hebt met betrekking tot de Verwerking door ons van uw Persoonsgegevens:
Recht tot inzage en verbetering: u hebt toegang tot uw Persoonsgegevens. Indien de Persoonsgegevens die wij over u bewaren onjuist zijn, kunt u ons vragen alle onjuistheden te verbeteren;
Recht tot beperking van Verwerking: u hebt het recht om een beperking van de Verwerking te vragen wanneer wij het recht niet (meer) hebben om uw Persoonsgegevens te gebruiken of wanneer u de juistheid ervan betwist;
Recht van bezwaar tegen de Verwerking: indien van toepassing, hebt u het recht bezwaar te maken tegen de Verwerking van uw Persoonsgegevens door ons als wij niet langer het recht hebben deze te gebruiken, tegen de Verwerking door ons van uw Persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden, te eisen dat wij uw Persoonsgegevens verwijderen als wij deze te lang bewaren, of te eisen dat, in bepaalde omstandigheden, de Verwerking aan restricties wordt onderworpen. In het bijzonder kunt u zich, kosteloos en zonder enige verantwoording, verzetten tegen Verwerking voor doeleinden van direct marketing (bv. e-mails);
Recht op verwijdering: u hebt recht op verwijdering van al uw Persoonsgegevens (behalve in sommige gevallen, bijvoorbeeld om een transactie te bewijzen of wanneer dat wettelijk vereist is);
Recht op gegevensoverdraagbaarheid: onder bepaalde voorwaarden hebt u het recht om uw Persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt, te ontvangen in een gebruikelijk, gestructureerd, machine leesbaar formaat en om uw Persoonsgegevens door te geven aan een derde partij naar uw keuze.
Recht op intrekking van uw toestemming: wanneer uw Persoonsgegevens verwerkt worden op basis van uw toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde, zonder verantwoording, intrekken;
Recht op informatie: wanneer wij voornemens zijn de Persoonsgegevens verder te verwerken voor een ander doel dan dat waarvoor de Persoonsgegevens zijn verzameld op basis van deze Privacyverklaring, verstrekken wij u voor die verdere verwerking verdere informatie over dat andere doel en alle andere relevante informatie.
Bovenstaande rechten kunnen slechts worden uitgeoefend op redelijke wijze en in overeenstemming met het toepasselijk recht.
U kunt een verzoek indienen of deze rechten uitoefenen door ons te contacteren (zie art. 2 van deze Privacyverklaring voor onze contactgegevens), waarna wij alle redelijke en praktisch mogelijke inspanningen zullen doen om uw verzoek in te willigen, voor zover dit niet in strijd is met de toepasselijke wetgeving en de professionele normen. U dient echter wel te weten dat de Persoonsgegevens (en de Verwerking) nodig zijn voor de levering van de goederen/uitvoering van de diensten en/of voor ons gerechtvaardigd belang. Dit betekent dat iedere aanpassing aan uw oorspronkelijke toestemming kan resulteren in de beëindiging van de onze dienstverlening.
Wij streven ernaar om uw vraag binnen één (1) maand te beantwoorden. Bij complexe of veelvuldige verzoeken kan deze termijn verlengd worden met nogmaals twee (2) maanden. Wij brengen u in ieder geval binnen één (1) maand op de hoogte ingeval van een eventuele verlenging.
U kan deze rechten in principe kosteloos uitoefenen, behoudens ingeval van buitensporige verzoeken, manifest ongegronde verzoeken of veelvuldig herhaalde verzoeken waarbij wij een redelijke administratieve kosten kunnen aanrekenen.
11. Waar kan u terecht met een klacht?
Indien u niet akkoord gaat met de wijze waarop wij uw Persoonsgegevens verwerken, kun u steeds een klacht indienen via e-mail info@pwl.be .
Wanneer u niet tevreden bent met ons antwoord/oplossing, hebt u – in ieder geval – het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit die optreedt als toezichthoudende autoriteit:
Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussels (BELGIUM)
Tel: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
12. Wijzigingen aan ons Beleid
Van tijd tot tijd kunnen we dit Beleid aanvullen, wijzigen, bijwerken of aanpassen. Deze wijzigingen worden bekend gemaakt op onze Website en daarbij wordt de laatstgenoemde wijzigingsdatum vermeld.
Als we het Beleid wijzigen op een manier die een invloed heeft op de wijze waarop uw Persoonsgegevens zullen worden gebruikt of de rechten die u aan Painting with Light verleent, zullen we u op de hoogte brengen en u vragen om het nieuwe Beleid door te nemen.
Wij raden u aan dit Beleid regelmatig opnieuw door te nemen om op de hoogte te blijven van de manier waarop wij uw Persoonsgegevens verwerken en beschermen.
Dit Beleid is voor het laatst bijgewerkt in augustus 2023.